Automatización de Registros Conductuales con Google Looker

Introducción

En 2023, tomé la iniciativa de abordar un desafío significativo en el Colegio San Benito: la mejora del sistema de gestión de registros conductuales. Este proyecto no solo buscaba optimizar un proceso administrativo, sino también potenciar el seguimiento pedagógico, respetando la cultura y los mecanismos establecidos en el colegio.

El Problema

El colegio se enfrentaba a un proceso de gestión de registros conductuales obsoleto y poco eficiente. Cada semana, se enviaban correos electrónicos a los docentes con adjuntos de planillas de Excel que contenían miles de registros de comportamiento estudiantil. Este sistema presentaba varios desafíos:

• Volumen de Datos Inmanejable: Las planillas incluían hasta 80,000 registros, lo que las hacía prácticamente imposibles de manejar eficientemente.
• Falta de Capacitación en Herramientas de Análisis de Datos: Muchos docentes no estaban familiarizados con Excel, lo que dificultaba aún más el análisis de los datos.
• Ineficiencia en el Seguimiento: La sobrecarga de información impedía un seguimiento conductual efectivo y oportuno de los estudiantes.

Imagen 1: Ejemplo del correo electrónico semanal con la planilla de Excel adjunta.

Desarrollo de la Solución

Ante este panorama, mi enfoque se centró en desarrollar una solución que no solo abordara la eficiencia administrativa sino que también apoyara de manera más efectiva el seguimiento y bienestar estudiantil.

Automatización con Google Sheets

El primer paso fue reemplazar las planillas de Excel por una planilla de Google Sheets. Este cambio trajo varios beneficios:

• Accesibilidad y Facilidad de Uso: Google Sheets es una herramienta más accesible y fácil de usar, lo que redujo la barrera de entrada para los docentes menos familiarizados con el análisis de datos.
• Actualización en Tiempo Real: Permitió que los datos se actualizaran en tiempo real, ofreciendo una visión más actualizada del comportamiento estudiantil.

Imagen 2: Planilla de Google Sheets utilizada para recopilar y actualizar los datos conductuales.

Dashboard Interactivo en Google Looker

Desarrollé un dashboard en Google Looker que permitía a los docentes visualizar y analizar los datos de manera intuitiva y dinámica:

• Visualización de Datos: El dashboard presentaba los datos de manera clara y comprensible, facilitando la identificación de patrones y tendencias conductuales.
• Personalización según el Reglamento de Convivencia: Alineé el dashboard con el reglamento de convivencia del colegio, asegurando que la información presentada fuera relevante y directamente aplicable en el contexto escolar.

Imagen 3, 4 y 5: Vista del dashboard interactivo en Google Looker (proximamente se podrá ver un demo en este post)

Script Personalizado en Google Sheets

Para mejorar aún más la eficiencia del proceso, programé un script personalizado en Google Sheets que:

• Automatizaba la Clasificación de Registros: El script categorizaba automáticamente el comportamiento estudiantil según los criterios del reglamento de convivencia del colegio.
• Generaba Alertas Automáticas: Se configuraron alertas automáticas para informar a los profesores jefe y coordinadores sobre casos de riesgo, lo que permitió una intervención temprana y más efectiva.

Imagen 6 y 7: (izquierda) Ejemplo del script personalizado en Google Sheets para la automatización de procesos. (derecha) Resultado del agrupamiento para posterior revisión y envío automático a quienes corresponda la información.

Impacto Pedagógico y Operacional

La implementación de estas soluciones no solo optimizó la eficiencia administrativa, sino que también tuvo un profundo impacto pedagógico:

• Intervenciones Oportunas y Efectivas: La capacidad de identificar rápidamente casos de riesgo y comportamientos estudiantiles problemáticos permitió a los docentes y coordinadores actuar de manera más informada y oportuna.
• Reducción de Carga Administrativa: La automatización de la clasificación y el reporte de datos liberó tiempo valioso para los docentes, permitiéndoles centrarse más en el apoyo directo a los estudiantes.

Resultados y Reflexión Institucional

• Eficiencia Mejorada: Se logró una reducción significativa en el tiempo dedicado al procesamiento y análisis de información conductual.
• Adopción del Sistema: La integración del dashboard y el script personalizado en las rutinas diarias del colegio reflejó un cambio significativo hacia prácticas más innovadoras y efectivas.
• Costo-Efectividad: La solución implementada utilizó herramientas gratuitas (Google Sheets y Looker), demostrando que la innovación no siempre requiere de grandes inversiones.

Conclusión y Compromiso con la Mejora Continua

Este proyecto destacó mi compromiso no solo con la eficiencia y la innovación, sino también con el bienestar y desarrollo de los estudiantes. Al transformar un proceso manual en una solución digital automatizada y alineada con las políticas del colegio, hemos mejorado significativamente nuestra capacidad de apoyo estudiantil, manteniendo un enfoque consciente en las necesidades y la realidad institucional.

Habilidades Clave para el Proyecto

• Análisis de Datos ★★★★★
• Manejo de Google Sheets y Looker ★★★★★
• Creatividad en Soluciones ★★★★☆
• Gestión de Proyectos ★★★★☆
• Comunicación Efectiva ★★★★☆
• Liderazgo ★★★☆☆
• Adaptabilidad ★★★☆☆
• Colaboración ★★★☆☆